Als je bij ons reageert op een vacature of een profiel aanmaakt laat je je persoonsgegevens bij ons achter. Als je dat niet doet, kunnen wij natuurlijk jouw sollicitatie niet beoordelen. We leggen je graag uit hoe we zorgvuldig met jouw gegevens omgaan en wat jouw rechten zijn.  Homefashion Group, (HFG) het bedrijf achter Leen Bakker en Kwantum,  is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens. Heb je vragen hierover dan kan je een vraag stellen via werkenbij@homefashiongroup.nl

Als basis gebruikt Homefashion Group (HFG) de NVP Sollicitatiecode van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling (NVP) bij de werving en selectie van nieuwe medewerkers. Deze sollicitatiecode is gebaseerd op de pijlers eerlijkheid, vertrouwelijkheid en zorgvuldigheid. Daarbij is bescherming van de privacy essentieel.

Waarvoor verwerken we je gegevens

We verwerken persoonsgegevens van sollicitanten via het sollicitatieformulier in ons recruitmentsysteem via de websites:

• werkenbijhomefashiongroup.nl
• werkenbijkwantum.nl
• werkenbijleenbakker.nl
• werkenbijkwantum.be
• werkenbijleenbakker.be

De grondslagen en doeleinden voor de verwerking van jouw persoonsgegevens van HFG zijn op basis van onderstaande grondslagen uit de privacywet:

• Op basis van noodzakelijkheid voor uitvoering van een overeenkomst waarbij jij als sollicitant partij bent of op jouw verzoek als sollicitant om vóór sluiting van een overeenkomst acties te kunnen ondernemen.
• Op basis van uw expliciete toestemming, bijvoorbeeld bij screening van diploma’s. Deze kun je ten alle tijden intrekken.
• Op basis van een gerechtvaardigd belang met het oog op werving & selectie.

HFG gebruikt de (persoons)gegevens van haar sollicitanten uitsluitend in het kader van het werving- en selectieproces zodat wij de juiste personen kunnen selecteren om bij ons te komen werken en worden dus niet voor andere doelen verwerkt.

Het gaat hierbij onder andere om :

• De registratie, behandeling en afhandeling van je sollicitatie;
• Het verder Informeren over het verloop van de procedure en sollicitatieprocedure.
• Afspraken die gemaakt worden en worden vastgelegd
• De geschiktheid voor een bepaalde functie te beoordelen
• Wanneer van toepassing, contact opnemen met opgegeven referenten/opleidingsinstituten;
• Om te beoordelen of je mogelijk in aanmerking komt voor een andere functie binnen onze organisatie dan waarop je gesolliciteerd hebt
• Wanneer van toepassing, het afnemen van geschiktheidstesten
• Als de sollicitatie leidt tot een dienstverband bij HFG dan worden de verkregen persoonsgegevens verwerkt voor het aangaan van de arbeidsovereenkomst.
• Als je de “Werken bij” site bezoekt houden we bij hoe je die gebruikt. Dit doen we om de site te beveiligen maar ook om te verbeteren, bv door rapportages te maken. We doen dit alleen met door ons geanonimiseerde gegevens
• Ter uitvoering van tevredenheidsonderzoek. Uiteraard ben je niet verplicht om hier aan deel te nemen en heeft dit geen enkele effect op het wervings- en/of aanname proces.

Maak je een profiel / job alert aan dan worden je gegevens alleen gebruikt om jou te informeren als er nieuwe vacatures zijn die voldoen aan je ingestelde criteria. Een profiel aanmaken is vrijwillig en kan op elk moment op jouw eigen verzoek door middel van een Opt-out mogelijkheid verwijderd worden.

Wij maken in het sollicitatieproces en/of het profiel/jobalert geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming dan wel profilering. Dit betreffen beslissingen die gemaakt worden door computers en niet (meer) door mensen.

Welke gegevens verzamelen we:

Als je een profiel aanmaakt of reageert op een vacature verwerken we alleen persoonsgegevens die relevant zijn voor de werving- en selectieprocedure. Dit betreffen de navolgende categorieën persoonsgegevens:

• Persoonlijke gegevens, zoals je naam, je (e-mail)adres en telefoonnummer,
• Arbeidsgegevens, zoals werkervaring, opleidingen die je in je cv of motivatiebrief benoemd,
• Beeldmateriaal, zoals foto’s op je cv of een video als je die voor je sollicitatie hebt toegestuurd,
• De gegevens die je invult voor het aanmaken van een persoonlijk profiel/ jobalert,
• Gegevens die voortkomen uit screening, assessment en referentenonderzoek,
• en uiteraard alle andere gegevens die je (ongevraagd) met ons deelt via je cv of motivatiebrief.
• Als je de site bezoekt verwerken wij je ip-adres.

HFG verwerkt niet méér gegevens dan noodzakelijk is voor het doel en verwerkt geen bijzondere of gevoelige persoonsgegevens binnen het werving & selectie proces zoals in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming is bedoeld.

Een Screening, assessment en referentenonderzoek maken in beginsel een standaard onderdeel van onze sollicitatieprocedure uit, zijn afhankelijk van en noodzakelijk voor de gestelde vacature en worden verder mondeling met je afgestemd. De gegevens die hieruit zijn verkregen , zijn toereikend , doen ter zake, worden niet voor een ander doel gebruikt en worden niet langer dan noodzakelijk is voor het doel bewaard.

De screening, een assessment en het referentieonderzoek kunnen op verschillende manieren worden ingevuld.

• Een integriteitscontrole via het waarschuwingsregister van de stichting Fraude Aanpak Detailhandel maakt standaard onderdeel uit van de sollicitatieprocedure.
• Een assessment uitgevoerd door een onafhankelijk daarvoor geaccrediteerde organisatie om de aansluiting van jouw profiel met de vacante functie te kunnen onderbouwen.

• Screening van diploma’s; je kunt een diploma overzicht opvragen via DUO en deze met ons delen;
• Het nabellen van ex-werkgevers als je deze als referent hebt opgegeven. Je geeft daarbij toestemming voor het afgeven van gegevens over je persoonlijkheid en het functioneren bij vorige werk-/opdrachtgevers;
• Screening van social media accounts zoals Facebook; je geeft hiervoor vóórraf toestemming en de informatie kan op een later moment besproken worden. Dit alleen wanneer het noodzakelijk is voor een specifieke functie binnen HFG; Indien je een Linkedin profiel hebt aangemaakt en diverse instellingen toegankelijk hebt gemaakt kunnen wij daarvan gebruikmaken en eventueel daarop reageren;

• Als er openbare informatie over jou op het internet aanwezig is, kunnen wij dat op jouw toewijzen gebruiken.

Hoe lang bewaren we de gegevens

• Voor de duur van het bewaren van jouw gegevens maak je zelf de keuze in het sollicitatieformulier.
  bewaar mijn gegevens:
  – Tot 4 weken na afronding van mijn sollicitatie of
  –              Tot 12 maanden vanaf het moment van solliciteren *

* Deze periode kan jaarlijks verlengd worden met een jaar. Je ontvangt hier een mail over met de vraag of je het bewaren van jouw persoonsgegevens wilt verlengen.

Delen wij de gegevens met andere partijen?

Nee, wij delen jouw gegevens niet met andere partijen tenzij we hier wettelijk verplicht toe zijn. De gegevens zijn alleen beschikbaar en bedoeld voor intern gebruik voor degene die betrokken zijn bij jouw sollicitatieprocedure (vacaturehouder en recruitment). Uiteraard hebben deze interne betrokkenen voor het omgaan met jouw gegevens een geheimhoudingsplicht.

Welke rechten heb je?

Als sollicitant heb je het recht om:

• inzage in jouw persoonsgegevens te verkrijgen die door HFG verwerkt en/of bewaard worden.
• HFG te verzoeken om jouw gegevens te beperken, te corrigeren, aan te vullen of te verwijderen (vergetelheid). Ingeval van een wettelijke bewaarplicht of voortdurende arbeidsovereenkomst kan dit verzoek niet (volledig) gehonoreerd worden.
• De door jou afgegeven toestemmingen in te trekken.
• Data-portabiliteit, oftewel overdraagbaarheid van persoonsgegevens. Dit houdt in dat jij het recht hebt om jouw (persoons)gegevens te ontvangen die wij van jou hebben. Je kunt ons daarbij verzoeken om deze (persoons)gegevens aan jezelf of aan derden over te dragen.
• Een klacht in te dienen bij de autoriteit persoonsgegevens. Dit is de toezichthouder die verantwoordelijk is voor het toezicht op de nalevering van de regels die gaan over de bescherming van persoonsgegevens

Een bovenstaand verzoek kan per e-mail worden ingediend via privacy@homefashion.nl 

Verzoeken bevatten ten minste:

• dat het een verzoek betreft in het kader van “uitoefenen rechten betrokkene AVG”;
• je volledige naam, voorletters en uw adres;
• het gebruik van je persoonlijk e-mailadres;
• een toelichting op het verzoek en van welk recht je gebruik wenst te maken;
• als het om een verzoek om beperking of correctie geef je aan om welke wijzigingen er doorgevoerd zouden moeten worden;
• ter controle vragen wij om jezelf te identificeren. Dit doen wij om uitwisseling van je persoonsgegevens met verkeerde personen te voorkomen.

Als er een wettelijke verplichting bestaat om je gegevens te bewaren, kunnen wij niet aan jouw verzoek tegemoet komen en stellen we je hiervan op de hoogte

We reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op jouw verzoek. Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek kan de termijn met nog eens twee maanden worden verlengd. We houden je uiteraard op de hoogte over de voortgang van het verzoek.

Hoe zijn jouw persoonsgegevens beveiligd?

Als sollicitant heb je het recht dat er zorgvuldig met jouw persoonsgegevens wordt omgegaan. HFG heeft daarom een beveiligingsbeleid en privacy beleid conform de AVG opgesteld. Dit beleid is doorgevoerd in overeenkomsten, gedragsregels en (beveiligings)maatregelen.

Wij  dragen er zorg voor dat er passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen zijn genomen voor de verwerking van jouw persoonsgegevens en volgen algemeen geaccepteerde standaarden ter bescherming van persoonsgegevens,

Er zijn fysieke, elektronische en managementprocedures geïmplementeerd om onbevoegde toegang, verlies of misbruik van persoonsgegevens zoveel als mogelijk te voorkomen. Waar redelijkerwijs mogelijk is, beperken we de toegang tot persoonsgegevens tot werknemers die de informatie per se nodig hebben om hun taken uit te kunnen voeren. De verwerkende medewerkers zijn gebonden aan een vertrouwelijkheidsclausule.

Wat doen wij met een datalek?

Mocht er een ondanks alle maatregelen toch een datalek zijn ontstaan, dan informeren wij jou zo spoedig mogelijk. We geven aan wat het lek inhoudt, wanneer het ontstaan is, wat er gelekt is en wat de oorzaak ervan is en vertellen wij je ook wat we doen om dit in de toekomst te voorkomen.

Gebruik van cookies.

Bij het bezoek aan onze websites “Werken bij” maken wij gebruik van cookies om bepaalde informatie te verzamelen, zie ons cookiebeleid.

Contact en vragen

Vragen of opmerkingen over ons privacyverklaring of over hoe HFG omgaat met (persoons)gegevens kunnen ingediend worden via privacy@homefashiongroup.nl.

Klachten over het omgaan met persoonsgegevens

Mocht je een klacht hebben over hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens, dan horen we dat natuurlijk graag. Je kunt je klacht door middel van een emailtje naar privacy@homefashiongroup.nl kenbaar maken

Wijzigingen in omgaan met persoonsgegevens

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacyverklaring. De meest actuele versie van onze privacyverklaring kun je altijd op onze website “Werken bij..” vinden. 

Deze verklaring is 15 april 2024 bijgewerkt.